Acara Akhir Tahun Balikpapan: Kapan Harus Pesan

Ringkasnya: Acara akhir tahun Balikpapan berebut rentang tanggal yang sangat sempit, dan yang memesan lebih dulu yang dapat. Bedanya dengan gathering biasa ada di susunan acaranya: sambutan, penghargaan, dan hiburan menuntut ruang yang bisa dipakai orang melihat ke satu arah, bukan sekadar meja yang cukup.

Halaman ini untuk yang kebagian mengurus acara akhir tahun kantor. Kapasitas dan fasilitas dasarnya bisa dilihat di halaman acara perusahaan. Yang dibahas di sini bagian yang khas akhir tahun saja.

Kenapa acara akhir tahun Balikpapan selalu berebut tanggal?

Karena hampir semua kantor mengincar rentang yang sama, dan rentang itu pendek.

Tiga hal menyempitkannya sekaligus. Pertama, acara akhir tahun hampir selalu dijadwalkan setelah laporan tahunan selesai, dan itu jatuh di waktu yang mirip untuk banyak perusahaan. Kedua, sebagian besar memilih malam hari kerja atau akhir pekan, bukan siang. Ketiga, banyak karyawan sudah mengambil cuti menjelang libur, sehingga acaranya didorong lebih awal.

Hasilnya, permintaan yang sebenarnya tersebar sepanjang tahun menumpuk di beberapa malam saja. Tempat yang punya ruang besar di kota ini jumlahnya terbatas, dan yang memesan lebih dulu yang dapat. Ini bukan taktik penjualan, cuma aritmatika.

Karena itu urutannya sebaiknya dibalik dari kebiasaan: kunci tanggal dan tempatnya dulu, susunan acaranya belakangan. Susunan acara masih bisa diubah seminggu sebelum hari H. Tanggal tidak.

Apa bedanya acara akhir tahun dengan gathering biasa?

Gathering biasa tujuannya orang berkumpul dan makan. Acara akhir tahun hampir selalu punya bagian yang menuntut semua orang menghadap ke satu arah.

Bagian itu biasanya berisi sambutan pimpinan, pengumuman penghargaan, laporan singkat, doorprize, atau hiburan. Semuanya menuntut hal yang sama: ada titik pandang bersama, dan suara yang sampai ke belakang.

Konsekuensinya sering luput:

Kapasitas tertulis jadi kurang relevan. Ruang yang muat 200 orang untuk makan belum tentu muat 200 orang yang semuanya bisa melihat ke depan. Sebagian akan membelakangi.

Perlu ruang kosong yang tidak dipakai meja. Untuk tempat berdiri pembawa acara, atau untuk hiburan. Ini memakan kapasitas.

Waktu makan jadi terpotong. Kalau sambutan di tengah, hidangan yang sudah keluar akan dingin. Kalau di awal, orang mendengarkan dengan perut kosong.

Karena itu waktu memesan, sebutkan bukan cuma jumlah orangnya, tapi juga apakah ada acara bicaranya dan berapa lama. Dari situ susunan mejanya bisa ditentukan.

Bagaimana menyusun ruang kalau ada sambutan dan hiburan?

Tiga susunan yang biasa dipakai, dengan konsekuensinya masing-masing:

Meja bundar menyebar. Paling nyaman untuk makan dan mengobrol, paling buruk untuk melihat ke depan, karena selalu ada yang membelakangi. Cocok kalau acara bicaranya singkat.

Meja panjang berjajar. Muat lebih banyak orang di ruang yang sama, dan arah pandangnya lebih seragam. Cocok kalau acaranya ada laporan atau penghargaan.

Meja di sisi, tengah dikosongkan. Paling luwes kalau ada hiburan atau permainan, tapi kapasitas makannya paling kecil. Cocok kalau acaranya lebih banyak berdiri daripada duduk.

Untuk rombongan yang lebih kecil dan sifatnya tertutup, misalnya jamuan pimpinan atau tamu penting, susunannya lain lagi dan sudah kami bahas terpisah di panduan jamuan klien.

Di Ocean’s, area umum menampung 200 orang dan ada satu VIP room tertutup berkapasitas 60 orang. Untuk acara yang butuh ruang tertutup penuh, itu yang biasanya dipakai. Rinciannya di halaman private dining.

Berapa lama acara akhir tahun sebaiknya berlangsung?

Lebih pendek dari yang biasanya direncanakan. Acara yang molor merusak lebih banyak hal daripada acara yang terasa kurang lama.

Yang menentukan batas atasnya bukan selera panitia, melainkan dua hal teknis:

Jam pesanan terakhir. Ini berbeda dari jam tutup restoran. Di Ocean’s, pesanan terakhir diterima pukul 21.30, sementara restorannya tutup 22.00 pada Senin sampai Jumat dan 23.00 pada Sabtu dan Minggu. Kalau acaramu mulai pukul 19.00 dan ada sambutan panjang, selisih itu cepat habis.

Perjalanan pulang peserta. Sebagian membawa keluarga, sebagian besok masih bekerja. Acara yang selesai terlalu malam membuat orang pulang duluan sebelum bagian penutup, dan itu justru bagian yang biasanya paling disiapkan panitia.

Susunan yang biasanya aman: makan lebih dulu, acara bicara di tengah setelah hidangan utama, penutup dan foto bersama sebelum jam pesanan terakhir lewat.

Apa yang perlu dipastikan sebelum menetapkan tanggal?

Enam hal ini sebaiknya ditanyakan dalam satu telepon, bukan dicicil:

1. Tanggal masih kosong atau tidak, dan berapa lama bisa ditahan sebelum uang muka.

2. Kapasitas untuk susunan yang kamu rencanakan, bukan kapasitas tertulis. Sebutkan bundar, panjang, atau tengah kosong.

3. Ada tempat untuk pengeras suara atau tidak, dan apakah dibawa sendiri.

4. Parkir. Hitung mobilnya. Kapasitas wajar di sini lima belas sampai dua puluh mobil pada jam yang sama, dan acara akhir tahun biasanya membuat orang datang terpisah.

5. Cara pembayaran dan bentuk buktinya. Ocean’s menerima tunai, kartu debit, kartu kredit, dan transfer bank. Untuk bentuk bukti yang bisa dilampirkan ke laporan kantor, tanyakan sejak awal.

6. Pantangan makanan peserta. Untuk yang memerlukan kepastian bersertifikat, perlu diketahui bahwa masakan di Ocean’s halal tetapi kami belum memegang sertifikat halal resmi. Kami menyebutkannya di depan supaya bisa dipertimbangkan sejak awal.

Kalau acaranya justru ingin diadakan di kantor sendiri, bukan di restoran, hitungan porsinya berbeda dan sudah kami bahas di panduan catering acara kantor. Untuk mengunci tanggal, nomornya ada di halaman reservasi.

Pertanyaan yang sering muncul